这一策略将为校长、教练和教师提供一个循序渐进的过程，以及支持工具，使清单成为管理他们的生产力的更有效的工具。
这一战略的有效性在于，它强调使清单更具战略性，更符合领导团队的目标和愿景，并致力于帮助领导者监控进展，甚至是婴儿步，以保持势头，专注于最重要的事情。
1.首先评估一下你现在是否需要改进清单。为此，请回答以下问题:
如果你对上面任何一个问题的回答是“是”，那么就值得尝试创建更有效的清单。如果你需要更多的说服力，请观看参考资料部分的“清单的力量”视频。
2.首先，创建一个简单的谷歌文件，或者拿一张纸，把你下周要做的所有任务都“抛脑”。不要试图组织这些想法，而是把所有杂乱的想法都写在纸上。不要把它列入明天的待办事项清单，因为你可能会有失败的感觉!
3.停下来，想想你这学年的愿景和远大目标。如果你之前已经把这些写下来了，花点时间重新读一遍，重新回到你的目标和重点领域。如果你以前没有写过，花点时间把它们写下来。要了解这一关键步骤的力量，请观看参考资料部分的7大岩石视频。
4.根据你的愿景和目标，划分出对你和你的老师或学生的成功至关重要的3-5类任务。例如，作为一名教学教练，这些类别可以是:
5.一旦你创建了你的分类，将你最初的大脑转储中的任务组织到这些分类中。
6.既然你的任务是按类别组织的，那么就给每一项任务加上截止日期或紧急程度。你也可以试着在任务旁边标注一个可能帮助你完成任务或帮你处理任务的人的名字。在下面的参考资料部分中可以找到艾森豪威尔矩阵这样的工具，它也可以帮助您完成这一步。
7.创建一个一周或两周的待办事项清单，将你选择的3-5个重要类别组织起来。下面的参考资料部分包含一个谷歌文档的示例，用于组织、计划和监控一周的任务。请随意复制一份!
8.一旦一周开始，最好是在每天结束的时候，将你已经完成的任务标记为“完成”，并调整你无法完成的任务的完成日期。请注意，模板中还有一个部分用于每周开始时产生的新任务或从其他任务派生的新任务。这将帮助你跟踪你在同一时间完成了多少工作，同时你也能掌握剩下的工作。你也可以在一周的开始或结束时留出时间来为下周制定清单。
9.在使用这个新工具的第一周结束时，反思一下你所看到的对你的工作效率和幸福感的影响，然后决定下一步该做什么。例如，如果你想以数字方式创建未来的检查清单，请查看下面技术工具部分中建议的工具。
试着在周五下午，周末出发之前，创建下周有条理的清单。这将对你的压力水平有积极的影响，并能在周末关闭你大脑的工作面。如果周五不行，那就试试周日晚上或周一早上。
当我每天评估进度时，我非常喜欢用颜色标记我的检查清单。我用绿色表示已经完成的任务，黄色表示正在进行的任务，红色表示我似乎总是要推到第二天的任务。
对于你一直拖延的任务，这里有一些建议:
这些可能是授权的最佳候选人。你可能不是这份工作的最佳人选!
它们可能看起来太大了，不能一次处理，所以试着把它们分解成更小的任务，看看你是否能更容易地开始任务。
Trello
Trello是一个协作工具，可以将您的项目组织到板中。Trello一眼就能告诉您正在处理什么，谁在处理什么，以及某个过程处于什么位置。
Trello可以支持指导教练或管理员围绕清单上的特定类别或任务创建公告板。一旦他或她完成了一项任务，他或她可以将该任务从进行中类别移到已完成类别。
Todoist
Todoist是一个虚拟的待办事项列表，允许用户在待办事项列表中输入任务，并跟踪他们完成这些任务的进度
Todoist可以支持指导教练或管理员创建虚拟的待办事项清单，接收关于这些项目的通知，并跟踪他们完成任务的进度。